向电子发票的转型正在加速推进，从2025年7月1日起，马来西亚的所有企业，包括管理企业保险政策和员工福利的企业，都将强制实施电子发票。除了年销售额介于15万至50万令吉的中小型企业，强制使用电子发票的实施日期延后至2026年1月1日。这一转型由马来西亚内陆税收局（IRBM）主导，旨在简化税务合规、提高财务透明度并减轻企业的行政负担。
对于中小企业主来说，这意味着与保险相关的交易，例如团体保险和员工福利的保费支付，必须通过电子发票记录。如果您的企业为员工提供医疗、人寿或其他保险保障，务必确保在截止日期前将发票流程调整为符合这一新的数字系统。
尽管过去一年电子发票已被广泛讨论，但许多企业主仍不确定它将如何影响其保险交易。本文提供了关于该系统如何运作的实用见解，以及中小企业需要采取哪些措施以保持合规并最大化税收优惠。
什么是电子发票？
电子发票 (e-Invoice) 是供应商与买方之间交易记录的数字化版本，取代了传统的纸质发票、信用票据和借记票据。它确保更快、更安全和更高效的业务交易记录。
电子发票包含传统发票中的所有必要信息，例如：
- 供应商和买方信息
- 物品描述和数量
- 价格明细（不含税金额、税额和总成本）
通过数字化发票，企业可以简化交易记录、提高税务合规性并增强日常业务活动的运营效率。
电子发票如何用于保险政策？
- 年度保费支付信息将提交给IRBM并验证为正式记录，需保留已验证的电子发票用于税务和存档。
- 每张电子发票包含二维码，可扫描访问MyInvois门户查看详情。
- 电子发票会自动发送至注册邮箱，或通过保险公司App/网站下载。
- 若IRBM验证失败，月底前未成功，则不会签发电子发票。
- 未更新强制性信息的企业可能无法获得已验证的电子发票，导致保费无法抵税，引发合规和税务问题。
为什么我没有收到电子发票？
如果您没有收到电子发票，可能是你的信息没填对！以下是IRBM要求的必填信息：
- 身份信息：身份证、护照号或企业注册号（BRN）
- 税务识别号（TIN）：比如公司的C开头号码，个人的IG开头号码
- 销售及服务税（SST）：如果你是SST注册人，记得填！
- 联系电话：IRBM联系你的必备信息
- 邮寄地址：电子发票的寄送地址
自开电子发票的实施
在此实施下，保险公司将为保单持有人或受益人签发自开电子发票，无论接收方是个人还是企业。这简化了理赔流程，确保所有交易均以电子方式记录和验证。
电子发票对中小企业的重要性
尽管电子发票在过去一年中一直是热门话题，但许多企业仍难以理解其影响和好处。对于中小企业来说，这一转型不仅仅是合规问题，更是提高效率、减少文书工作并确保更好财务追踪的机会。一些关键好处包括：
- 确保所有与保险相关的付款均被正确记录，并可用于税务抵扣。
- 无需手动处理纸质文件和发票追踪，使会计和财务管理更加高效。
- 通过电子发票的实时验证，企业可以防止错误、差异和潜在的税务纠纷。
- 无需等待纸质发票，企业可以通过电子邮件或客户门户即时访问电子发票。
确保合规的关键步骤
- 确保您的TIN、BRN和SST详细信息已在保险公司更新。
- 如果您的企业尚未使用MyInvois，现在是注册的时候了。
- 确保您的电子邮件地址和电话号码已正确注册到保险公司。
- 与财务团队或税务顾问合作，将电子发票整合到您的会计系统中。
- 确保财务和人力资源部门了解新的发票流程，并为过渡做好准备。
立即准备，确保顺利过渡到电子发票
电子发票的强制实施将彻底改变中小企业管理商业保险和员工福利的方式。虽然转型看似复杂，但提前准备能避免税务问题、行政延误和错失抵扣机会。通过核实企业信息、更新资料并利用数字平台，中小企业可以顺利过渡到电子发票系统。这不仅提升了税务合规性和财务透明度，还简化了日常运营，让你更专注于业务增长。
